Elektroniczny podpis działa w urzędzie, ale w prywatnej umowie nie wystarczy

Na gov.pl Ministerstwo Cyfryzacji udostępnia usługę, która pozwala podpisać plik bez wychodzenia z domu, ale jej możliwości mają wyraźne granice. Dokument można opatrzyć podpisem zaufanym, osobistym albo kwalifikowanym, a system pozwala też sprawdzić, kto już złożył podpis. Jeden szczegół może jednak zaskoczyć najbardziej - samo podpisanie pliku nie oznacza jeszcze, że dokument został skutecznie złożony.

Usługa „Podpisz dokument elektronicznie” działa dla plików zapisanych na urządzeniu w określonych formatach, między innymi PDF, DOCX, XLSX, PNG czy XML. Jeden plik nie może przekroczyć 25 MB, a jednocześnie można podpisać lub sprawdzić do 5 plików o łącznej wielkości nie większej niż 25 MB.

Jak podaje gov.pl, użytkownik ma do wyboru trzy metody podpisu - podpis zaufany, podpis osobisty z e-dowodu oraz podpis kwalifikowany. Do podpisu zaufanego potrzebny jest ważny profil zaufany, do podpisu osobistego - e-dowód i PIN, a do podpisu kwalifikowanego - certyfikat kwalifikowany, czytnik karty i aplikacja Podpis GOV. Serwis pozwala również odczytać treść dokumentu ukrytego w pliku XML.

„Samo podpisanie dokumentów - również sprawozdań finansowych - nie oznacza, że zostały one złożone”

To ważne rozróżnienie, bo podpisany plik można przesłać dalej, ale w zależności od sprawy trzeba go jeszcze wysłać właściwą drogą. W przypadku dokumentów urzędowych i spraw określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne taki podpis jest dopuszczalny. W sprawach prywatnych, na przykład przy umowach i aneksach z firmą prywatną lub inną osobą, nie daje już takiej samej ochrony, a w postępowaniu karnym sąd nie uzna go za wystarczający.

Gov.pl rozpisuje też osobno ścieżkę dla sprawozdań finansowych. Dokument w formie elektronicznej trzeba podpisać, a potem wysłać albo do KRS przez Repozytorium Dokumentów Finansowych, albo do Szefa KAS, zależnie od statusu podatnika i formy prowadzonej działalności. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że od 2020 r. sprawozdań finansowych nie przesyła się już do urzędów skarbowych.

Najmocniej wybrzmiewa tu jedno - elektroniczny podpis stał się codziennym narzędziem administracji, ale jego skuteczność zależy od tego, gdzie i do czego ktoś go użyje. W urzędzie potrafi zaoszczędzić czas, w prywatnym obrocie nie daje już tak szerokiego pola, a ten szczegół może kosztować więcej niż sam techniczny klik.

na podstawie: PSP w Świętochłowicach.