KSeF wchodzi do codziennej pracy firm, a przygotowania nie mogą już czekać

Od początku kwietnia papierowa rutyna w wielu firmach ustępuje miejsca Krajowemu Systemowi e-Faktur. Dla przedsiębiorców ze Świętochłowic to moment, w którym lepiej nie liczyć na ostatnią chwilę, bo nowy obowiązek obejmie większość działalności, a sprawny odbiór faktur będzie równie ważny jak ich wystawianie. Część najmniejszych firm zyska jeszcze trochę czasu, ale i one muszą już wiedzieć, jak w tym systemie odebrać dokument od kontrahenta.

• Dla większości firm kończy się czas testów
• Najmniejsze firmy też muszą być gotowe na odbiór dokumentów

Dla większości firm kończy się czas testów

Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF staje się obowiązkowy dla większości firm. W praktyce oznacza to konieczność zmiany sposobu wystawiania i odbierania faktur, a więc wejście w codzienną obsługę dokumentów w systemie, który nie będzie już dodatkiem, lecz standardem.

Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim ustalić, od kiedy dokładnie dotyczą ich nowe zasady. To ważne, bo zakres obowiązków nie będzie taki sam dla wszystkich. Dla jednych zmiana zacznie się od razu, inni będą musieli działać według odrębnego harmonogramu, ale nikt nie powinien odkładać przygotowań na później.

Warto już teraz wybrać narzędzie do pracy z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia własne rozwiązanie, ale firmy mogą też korzystać z programów zintegrowanych z systemem. Dla wielu księgowych i właścicieli działalności kluczowe okaże się nie samo wejście do systemu, lecz ułożenie pracy tak, by faktury nie ginęły w codziennym biegu.

Najmniejsze firmy też muszą być gotowe na odbiór dokumentów

Część najmniejszych przedsiębiorstw otrzymała odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF do 1 stycznia 2027 r. To jednak nie zwalnia ich z myślenia o systemie już teraz. Jeśli kontrahent wyśle fakturę przez KSeF, trzeba będzie umieć ją odebrać i obsłużyć bez przestojów.

Dlatego na liście przygotowań powinny znaleźć się nie tylko kwestie techniczne, ale też organizacyjne. Trzeba ustalić, kto ma dostęp do systemu, komu nadano uprawnienia i jak będzie wyglądał obieg dokumentów w firmie. To właśnie na tym etapie najczęściej wychodzą na jaw drobne zaniedbania, które później potrafią sparaliżować rozliczenia.

Najrozsądniej potraktować ten czas jak próbę generalną. Kto wcześniej sprawdzi narzędzia, przetestuje fakturowanie i poustawia dostęp dla pracowników, ten uniknie nerwowego startu, gdy KSeF stanie się codziennością także w firmach ze Świętochłowic.

na podstawie: Urząd Miasta Świętochłowice.